Опис

У команду Програми USAID АГРО шукаємо Керівника/цю напряму відділу субгрантів і контрактів. На цій посаді Керівник/ця відповідатиме за загальне управління та координацію роботи команд субгрантів і контрактів у рамках поставлених програмних завдань, фінансове управління довіреним портфелем та співпрацю з відповідними технічними командами.

Місце роботи: м. Київ або дистанційно.

Мета роботи: Для досягнення загальних цілей АГРО Керівник/-ця напряму відділу субгрантів і контрактів підпорядковується Директорові відділу субгрантів і контрактів і відповідає за загальне управління та координацію роботи команд субгрантів і контрактів у рамках поставлених програмних завдань, фінансове управління довіреним портфелем та співпрацю з відповідними технічними командами.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• Управління адміністративними та фінансовими аспектами роботи відділу субгрантів і контрактів у межах визначених програмних завдань.
• Координація роботи з іншими членами команди, зокрема з Керівником Програми, Заступником керівника Програми, Директором відділу субгрантів і контрактів та керівниками технічних команд із забезпеченням дотримання політик і процедур USAID та Кімонікс під час планування, розробки, проведення конкурсів та впровадження субгрантів і контрактів.
• Забезпечення дотримання робочих процесів управління субгрантами і контрактами, у тому числі взаємодії між технічними командами та відділом контрактів і субгрантів з питань проведення передзаявкових семінарів для потенційних грантоотримувачів, підготовки ЗПЗ, РПЗ та інших механізмів конкурсного відбору.
• Здійснення нагляду за управлінням портфелем субгрантів у межах визначених завдань, у тому числі нагляду за наданням рекомендацій щодо субгрантів, виконанням договорів, платежами, внесенням змін, підготовкою та поданням звітності та завершенням діяльності.
• Координація підготовки описів субгрантової діяльності та технічних завдань для здійснення закупівель у рамках субгрантів та контрактів. Надання консультацій керівникам технічних команд щодо відповідних механізмів субгрантів і контрактів. Надання настанов менеджерам відділу субгрантів і контрактів щодо структурування субгрантової/контрактної діяльності та забезпечення співпраці між командою відділу субгрантів і контрактів та командами, що займаються цілями, навчанням та комунікаціями, під час планування, впровадження та завершення діяльності.
• Тісна співпраця з радниками відділу субгрантів і контрактів та сприяння співпраці між членами команди відділу субгрантів і контрактів у питаннях вибору партнерів, планування діяльності, затвердження, впровадження, моніторингу та підготовки до завершення діяльності.
• Розвиток спроможності членів команди відділу субгрантів і контрактів, у тому числі шляхом навчання на робочому місці, у питаннях розробки, впровадження та належного адміністрування субгрантів та контрактів.
• Розподілення обов’язків у відділі субгрантів і контрактів. Здійснення нагляду за старшими менеджерами і менеджерами грантових проєктів, які, в свою чергу, здійснюють нагляд за роботою асистентів менеджерів грантових проєктів.
• Співпраця з фінансовою командою відділу субгрантів і контрактів для забезпечення точного прогнозування та відстеження виплат за субгрантами і контрактами.
• Здійснення періодичної перевірки необхідної документації для виплат за субгрантами, у тому числі договорів субгранту, протоколів переговорів, бюджетів, модифікацій тощо, для забезпечення якості та дотримання вимог щодо документації перед подачею документації на розгляд Керівника відділу субгрантів і контрактів та офісу Кімонікс у Вашингтоні.
• Наставництво, коучинг та ефективне управління старшими менеджерами, менеджерами відділу субгрантів і контрактів та іншими співробітниками, які знаходяться у підпорядкуванні, для забезпечення своєчасного та належного виконання завдань. Регулярні зустрічі з підлеглими для надання зворотного зв’язку у режимі реального часу, обговорення потреб у професійному розвитку, планування задоволення таких потреб та забезпечення позитивних та ефективних відносин між членами команди управління субконтрактами та контрактами в рамках АГРО. Оцінка ефективності роботи співробітників та забезпечення дотримання кадрової політики АГРО. Перегляд і затвердження табелів обліку робочого часу, заявок на відпустки та інших адміністративних запитів.
• Подання підлеглим прикладу зразкового виконання посадових обов’язків та побудова прозорих, плідних та ефективних відносин між підрозділами для досягнення програмних цілей.
• Піклування про членів команди, заохочення членів команди до використання відпусток, інформування про доступні ресурси підтримки для них та їхніх сімей.
• Участь у підготовці щотижневих, піврічних, річних та спеціальних програмних звітів на вимогу.
• Для забезпечення загальної ефективності діяльності АГРО Керівнику напряму відділу субгрантів і контрактів можуть ставитися додаткові завдання. На Керівника напряму відділу субгрантів і контрактів можуть покладатися додаткові обов’язки.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Проекту (13 листопада 2026 р.) — в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

Керівник напряму відділу субгрантів і контрактів керує одним з напрямків відділу субгрнатів і контрактів (Фонду стратегічних інвестицій) під безпосереднім керівництвом та у підпорядкуванні Директора відділу субгрантів і контрактів або призначеній ним/нею особі.

Визначене місце роботи: м. Київ або дистанційно.

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Безкоштовна навчальна програма триватиме з 6 серпня по 6 листопада 2024 року